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teilAuto: Hallo Stefan, kurz nach Deinem Einstieg bei teilAuto passierte etwas, das Dich bis heute nicht loslässt. Was war los?
Stefan: Ja, ziemlich bald kam unsere Geschäftsführung auf mich zu und fragte mich, ob ich mir vorstellen könnte, die Projektleitung für den möglichen Wechsel unseres Buchungssystems zu übernehmen. Keine zwei Wochen später saßen wir bereits im Kickoff-Termin und haben die Projektphasen besprochen.

teilAuto: Was war der ursprüngliche Plan, wie lange sollte es bis zum Systemwechsel dauern?
Stefan: Der Plan war, innerhalb von drei Monaten ein sogenanntes MVP zu erstellen – ein „Minimum Viable Product“, also die erste funktionsfähige Version eines Buchungssystems. Schnell wurde klar, dass das neue System unser Carsharing abbilden kann, aber viele unserer Arbeitsprozesse umgekrempelt werden mussten. Wir suchten einen guten Mittelweg: einerseits unsere internen Abläufe sinnvoll an das zukünftige System anzupassen. Andererseits dieses neue System für unsere Bedürfnisse zu verbessern und bisherige Features zwingend beizubehalten, z. B. die Schadenmeldung per App.

teilAuto: Ein Spagat …
Stefan: Auf Basis der erkannten Lücken haben wir einen Projektplan entwickelt, der einen Systemwechsel innerhalb eines Jahres vorsah. Solche Entwicklungen wirklich in der geplanten Zeit, im Budgetrahmen und in der gewünschten Qualität abzuschließen, ist immer eine Herausforderung. Einige kritische Arbeitspakete haben das Projekt soweit verzögert, dass wir den Systemwechsel noch einmal um 13 Monate verschieben mussten.

teilAuto: Und was hat am meisten Nerven gekostet?
Stefan: Der Tag des Systemwechsels war ganz klar eine Grenzerfahrung. Um es einzuordnen, dieser Wechsel war für alle hier ein Big Bang, d. h. wir haben an nur einem Tag die komplette IT-Landschaft getauscht. Ein neues Hintergrundsystem für Fuhrparkdaten, Abrechnung usw. Eine vollständig neue App inkl. Registrierung, Buchung und Smartphone-Öffnung. Plus eine neue Website. Alles musste auf den Punkt fertig und hochgefahren werden. Eigentlich lief alles sehr gut. Aber ein eher kleiner Datenfehler beim Umzug der Kundenkartendaten führte dazu, dass wir gerade in den Anfangstagen massive Probleme hatten. Buchungen wurden mit falschen Informationen verschickt, Fahrzeuge öffneten nicht …

teilAuto: Über diesen Umzugskrimi hatten wir damals berichtet. Warst Du ganz allein, wie haben Dich die Kollegen bzw. Kolleginnen unterstützt?
Stefan: Wenn man an den Punkt kommt, dass man realisiert, dass da jetzt ein paar Tausend Buchungen in Gefahr stehen, dann steigt der Druck. Besonders stark wurde er, als die größte Anrufwelle auf uns brandete, die wir bisher gesehen hatten. In den ersten drei Tagen haben wir so viele Anrufe bewältigt wie sonst in sechs Wochen! Das war nur mit einer Belegschaft möglich, die voll mitgezogen hat. Allen voran war mein Kollege Peter eine große Unterstützung im gesamten Projekt. Am Tag des Big Bangs und im folgenden Orkan der Anrufe konnten wir als eingespieltes Team den Kolleginnen und Kollegen unter die Arme greifen.

teilAuto: Nun kümmerst Du Dich auch nach viereinhalb Jahren darum, dass das System läuft und in Teilen besser wird. Wo hakt es weiterhin, was ist möglicherweise geplant?
Stefan: Abgesehen davon, dass die Wunschliste sowohl der Kund*innen als auch der Mitarbeitenden bei teilAuto unerschöpflich ist [lächelt]: Manches aus der Zeit vor dem Systemwechsel ist immer noch nicht fertig und wird weiterhin bearbeitet. Im Fokus stehen aktuell die Systemerneuerung und die Verbesserung der Leistungsfähigkeit – beispielsweise die Verbesserung der Kommunikationsebene der Zugangssysteme. Damit werden hoffentlich die Verzögerungen beim Öffnen und Schließen der Fahrzeuge der Vergangenheit angehören.

teilAuto: Wie sieht es beim Frontend aus?
Stefan: Wir haben uns dazu entschieden, die gesamte Freischaltstrecke zu erneuern. Das heutige Kundenerlebnis im Zuge der Anmeldung ist stark ausbaufähig. Gerade zum Start soll ja kein falsches Bild von Carsharing vermittelt werden. Fehler, Wartezeiten bzw. Dauer und fehlende Prozessunterstützung sind hier die größten Problempunkte. Beim cityflitzer haben wir das kürzlich umgestellt, an der teilAuto-Kundenaufnahme arbeiten wir gerade.

teilAuto: teilAuto betreibt weder ein eigenes Buchungssystem noch die App. Wo liegen auch die Vorteile und Möglichkeiten, eigene Entwicklungen umzusetzen?
Stefan: Das Aufgabenfeld wird dadurch eher abwechslungsreicher und vielseitiger. Ein Vorteil ist die Möglichkeit, mit verschiedenen Dienstleistern zusammenzuarbeiten, den besten Ansatz zu wählen und insgesamt freier zu gestalten. Das macht es spannend, manchmal auch komplex. Man wirkt an unterschiedlichen Systemen mit, schreibt Userstorys und entwickelt Lastenhefte. Am Ende des Tages entsteht so für Kund*innen ein neues Nutzungsfeature oder für die Kolleg*innen ein Werkzeug, das deren Arbeit erleichtert.

teilAuto: Zu guter Letzt: Ich vermute, Du hast die Hoffnung noch nicht aufgegeben, Dein ursprüngliches Jobprofil etwas stärker als bisher auszufüllen, oder?
Stefan: Ja, ich möchte die Verantwortung im IT-Bereich gern und möglichst bald abgeben. Wünschen würde ich mir unbedingt jemanden, die oder der ein fachliches Verständnis für Programmierung mitbringt und verschiedene Projektbausteine selbstständig managt. Schließlich geht es darum zu verstehen, wie IT-Prozesse und Systeme ineinandergreifen. Insbesondere in der Kommunikation mit externen Dienstleistern geht es darum zu erkennen, wo potenzielle Fehlerquellen herrühren. Und es geht darum, Zusagen partnerschaftlich und zugleich mit Nachdruck einzufordern.

teilAuto: Vielen Dank für Deine offenen Worte. Vielleicht weckt neben unserer aktuellen Stellenausschreibung dieses kleine Interview ja Interesse und hilft bei Deiner Entlastung.
Stefan: Ich drücke die Daumen und gebe natürlich die Hoffnung nicht auf!